Privacybeleid

Algemene informatie

FenoFin respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

Onze rol: Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacyverklaring beschrijft hoe FenoFin omgaat met uw persoonsgegevens. Het is belangrijk een onderscheid te maken in onze rollen, zoals vereist door de AVG:

• FenoFin als Verwerkingsverantwoordelijke: Voor gegevens van u als bezoeker van onze website of abonnee van onze diensten (zoals uw accountgegevens, e-mailadres, en marketingvoorkeuren), bepaalt FenoFin het doel en de middelen. Wij zijn hiervoor de Verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring gaat primair over deze verwerkingen.
• FenoFin als Verwerker: Voor de financiële en administratieve gegevens die u zelf invoert in onze software (zoals uw facturen, uw klantinformatie, en uw banktransacties), bent u de Verwerkingsverantwoordelijke. FenoFin verwerkt deze gegevens enkel in uw opdracht. Onze plichten als Verwerker (zoals beveiliging en geheimhouding) zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) die onderdeel is van onze Gebruikersvoorwaarden.

Welke gegevens verzamelen wij (als Verwerkingsverantwoordelijke)?

FenoFin verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van onze diensten of onze website bezoekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Bedrijfsgegevens (indien van toepassing)
• IP-adres (o.a. voor beveiliging en analyse)
• Betalingsgegevens (bijv. voor het afhandelen van een abonnement)
• Gebruiksgegevens van onze software (voor analyse en verbetering)
• Gegevens via cookies (zie 'Cookies' hieronder)

Waarom (Doelen) en op basis waarvan (Grondslag) verwerken wij gegevens?

FenoFin verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, gebaseerd op de bijbehorende wettelijke grondslag (zoals bedoeld in de AVG):

• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst
  • Het leveren van onze boekhoudservices.
  • Het afhandelen van uw betaling.
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.
  • U te kunnen bellen of e-mailen voor de uitvoering van onze dienstverlening.
• Grondslag: Toestemming
  • Het versturen van onze nieuwsbrief en marketingupdates (indien u zich hiervoor heeft ingeschreven).
  • Het plaatsen van tracking en niet-geanonimiseerde analytische cookies (zie 'Cookies').
• Grondslag: Wettelijke verplichting
  • Het voldoen aan onze fiscale administratie- en bewaarplicht (zie 'Bewaartermijnen').
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang
  • Het (geanonimiseerd of geaggregeerd) analyseren van gebruiks- en administratieve data om onze dienstverlening te verbeteren, nieuwe functies te ontwikkelen, en geaggregeerde marktinformatie te genereren.
  • Het analyseren van geanonimiseerde gebruiksgegevens om onze software te verbeteren.
  • Het beveiligen van ons platform tegen misbruik.
  • U te informeren over essentiële wijzigingen van onze diensten (serviceberichten).

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

FenoFin bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Financiële administratie: 7 jaar (wettelijk verplicht op basis van fiscale wetgeving).
• Accountgegevens: Tot 2 jaar na het beëindigen van uw account. Wij hanteren deze termijn om eventuele openstaande vorderingen, vragen of juridische geschillen na beëindiging van de overeenkomst af te kunnen handelen.
• Nieuwsbrief inschrijvingen: Tot het moment dat u zich uitschrijft (via de link in de e-mail).
• Cookiegegevens: De bewaartermijn varieert per cookie en wordt gespecificeerd in onze cookie-toestemmingsmanager.

Met wie delen wij gegevens (Ontvangers)?

FenoFin deelt uw persoonsgegevens (wanneer wij Verwerkingsverantwoordelijke zijn) met derde partijen (Verwerkers) om onze diensten te kunnen leveren. Wij delen gegevens nooit zonder duidelijke grondslag en sluiten met al onze Verwerkers een verwerkersovereenkomst.

Wij delen gegevens met de volgende categorieën ontvangers:

• Betalingsdienstverleners: Voor het afhandelen van uw betalingen.
• Hosting- en Cloudproviders: Voor de opslag van onze data en het draaiend houden van ons platform.
• AI-Dienstverleners: Zoals beschreven in onze Gebruikersvoorwaarden (Artikel 7), worden administratieve gegevens gedeeld met Google LLC wanneer u actief gebruikmaakt van de AI-functies in de Strategiemodule. Dit gebeurt op basis van uw akkoord met deze voorwaarden.
• Analyse- en Marketingpartners: Partijen die namens ons (tracking) cookies plaatsen, nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven (zie 'Cookies').
• E-maildienstverleners: Voor het versturen van de nieuwsbrief en serviceberichten.

FenoFin verstrekt uw gegevens verder alleen aan derden indien dit een wettelijke verplichting is (bijv. op vordering van justitie).

Beveiliging

FenoFin neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via [email protected]

Uw rechten (AVG)

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens waarvoor wij Verwerkingsverantwoordelijke zijn:

• Recht op inzage: U heeft het recht de gegevens die wij van u verwerken in te zien.
• Recht op rectificatie: U heeft het recht gegevens te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht op verwijdering (vergetelheid): U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen (tenzij wij een wettelijke plicht hebben deze te bewaren).
• Recht op beperking: U heeft het recht om een (tijdelijke) stopzetting van de verwerking van uw gegevens te vragen.
• Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons 'gerechtvaardigd belang'.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit): U kunt verzoeken om uw gegevens in een machine-leesbaar formaat te ontvangen.
• Recht om toestemming in te trekken: Indien u toestemming heeft gegeven (bijv. voor de nieuwsbrief), kunt u deze te allen tijde eenvoudig weer intrekken.
• Recht om een klacht in te dienen: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, als u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw gegevens.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Dit doen wij alleen indien wij uw identiteit niet op een andere manier kunnen vaststellen (bijvoorbeeld via uw account). Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Cookies

FenoFin gebruikt verschillende soorten cookies:

• Functionele cookies: Deze zijn strikt noodzakelijk voor de technische werking van de website (bijv. om u ingelogd te houden). Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies: Deze helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Afhankelijk van de impact op uw privacy (geanonimiseerd of niet), doen wij dit op basis van gerechtvaardigd belang of uw toestemming.
• Tracking- en Marketingcookies: Deze cookies (vaak van derde partijen) worden gebruikt om uw surfgedrag te volgen en u relevante advertenties te tonen.

Voor het plaatsen van analytische (niet-geanonimiseerde) en trackingcookies vragen wij bij uw eerste bezoek altijd vooraf uw expliciete toestemming (opt-in) via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming te allen tijde eenvoudig beheren of intrekken via diezelfde cookie-instellingen (meestal via een link of icoon op de website).

Wijzigingen privacyverklaring

FenoFin kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij materiële wijzigingen die impact hebben op uw privacy, zullen wij u hiervan actief op de hoogte stellen (bijvoorbeeld via e-mail of een melding in het platform), in lijn met de termijnen zoals genoemd in onze Gebruikersvoorwaarden.

Contactgegevens